No es un trámite: es lo que le das al catering
Casi todos los sitios cobran por un mínimo garantizado: si firmas por 150 y van 120, pagas 150. Y en España hay un segundo motivo, tan importante como el dinero: las alergias y los menús especiales, que hay que entregar por escrito y con nombre y apellido.
Aquí va cómo llegar a la fecha de corte con las dos cosas resueltas, y por qué una plataforma de invitaciones digitales te ahorra la mitad del trabajo: la confirmación y las alergias entran en el mismo formulario.
Cuándo poner la fecha límite
- Pregunta al sitio hasta cuándo puedes ajustar comensales. Ese es tu plazo real.
- Pon tu fecha límite una semana antes.
Esa semana es el colchón para perseguir a los que faltan. Sin ella, llegas al corte con una estimación.
En la práctica: tres o cuatro semanas antes de la boda.
Pregunta la fecha de corte antes de firmar, no después. Varía bastante entre sitios y casi nadie la compara al pedir presupuestos. Una semana más de margen puede significar bastante dinero.
El bloque de las alergias
Esto merece su propia sección porque es donde más se falla.
Lo que hay que pedir:
- Alergias e intolerancias, con nombre y apellido de quién la tiene
- Menús vegetarianos o veganos
- Menús infantiles y edades
Lo que hay que hacer con eso: pasárselo al sitio por escrito, con al menos una semana de antelación, y llevar una copia el día de la boda.
Preguntarlo el mismo día o de memoria es cómo se producen los sustos. Y una alergia no es una preferencia: es seguridad.
Pide las alergias en la misma confirmación. Preguntarlas después, una por una, es el doble de trabajo — y es justo el dato que más se pierde por el camino.
Qué más pedir en la confirmación
- Cuántas personas vienen en total con esa confirmación
- Nombres de los acompañantes — los necesitas para el seating plan
- Si necesitan autobús y desde qué punto
- Si se quedan a dormir, por si gestionáis alojamiento
Por qué el "avisadnos" no funciona
- Las respuestas se pierden entre otras conversaciones de WhatsApp.
- Llevas la cuenta a mano y siempre está desactualizada.
- La gente responde "ya os digo" y no vuelve a hacerlo.
- No sabes quién no ha visto la invitación y quién la vio y no contestó. Son dos problemas distintos y se resuelven distinto.
Cómo subir la tasa de respuesta
- Un solo paso. Si confirmar implica salir de la invitación, buscar vuestro número y escribir, la mitad lo deja para después.
- Con el nombre de cada invitado. Que la invitación se abra saludando a la persona sube la confirmación de forma notable.
- Fecha límite visible, no escondida al final.
- Explicad para qué. "Necesitamos el número para cerrar con el catering" convierte el trámite en algo con sentido.
- Recordatorio solo a quien no ha abierto, no a todos.
Los que no contestan
Entre un 15% y un 25%. Es normal y no es personal.
- Una semana después de la fecha límite: mensaje directo y personal, por su nombre.
- Si no responde en tres días: llamada. Con la mayoría se resuelve en treinta segundos.
- Los que siguen sin contestar: contadlos como que no vienen, pero avisadles de que habéis cerrado el número.
Al cerrar el número
Ten a mano:
- Adultos confirmados
- Niños, con edades
- Menús especiales, con nombre y apellido
- Proveedores que comen: fotógrafo, vídeo, DJ, wedding planner
El último es el que más se olvida y suma varias personas de golpe.
Si todavía estás montando la invitación, mira qué poner y cuándo enviarla.
Llega al catering con todo resuelto.
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